Depuis quelques années, l’utilisation du numérique dans la conservation de documents a pris de l’ampleur. En plus d’être écologique, il réduit les coûts liés à l’impression, au stockage et à la gestion des documents. Ainsi, pour accompagner les entreprises dans cette migration vers la numérisation des archives, le groupe Cegedim a développé une plateforme révolutionnaire qui a actuellement le vent très en poupe. Arkevia, un outil qui est conçu pour répondre aux besoins des employés et pour améliorer la collaboration et la productivité au sein de l’entreprise. Découvrez ci-dessous l’essentiel à savoir à propos de cet outil.
Arkevia : qu’est-ce que c’est ?
Arkevia est un dispositif de stockage de documents personnels et professionnels et de données en ligne en toute sécurité. Très utilisé dans les entreprises, il permet également de partager les fichiers avec des collègues de manière facile et sécurisée. Ainsi, avec cet outil tous les documents et données sont protégés contre les dommages physiques et les attaques informatiques.
De plus, tous les fichiers sont accessibles à tout moment et depuis n’importe où, grâce à une connexion internet. Arkevia permet de stocker et d’imprimer les bulletins de paie, les factures, les diplômes, les documents d’identités et administratifs, des vidéos, des fichiers audio, etc.
Qui doit utiliser Arkevia ?
L’exploitation de la plateforme Arkevia est d’une utilité certaine pour toutes les personnes concernées à tous les niveaux, que ce soit l’employeur ou les employés.
Quels sont les avantages de Arkevia pour l’employeur ?
L’employeur a la possibilité de déposer des documents numérisés dans le coffre-fort électronique à tout moment. Il les partage avec les employés en fonction de leurs besoins et de leur rôle dans l’entreprise. En effet, avec la sécurité de cette plateforme, les employés sont informés de la mise en place d’un coffre-fort électronique et des procédures pour y accéder.
La diffusion de cette information par l’employeur se fait généralement par e-mails ou par d’autres méthodes. Cependant, l’avis de l’employé n’est pas nécessaire. Par ailleurs, grâce à Arkevia, l’employeur a une gestion facile des documents de l’entreprise et est épargné des erreurs de classement ou de perte de documents. Cette méthode lui est plus efficace qu’une remise en main propre ou un courrier envoyé par boîte postale.
Quel atout Arkevia représente-t-il pour les employés ?
Pour l’employé, Arkevia est un outil sécurisé et très fiable pour mieux conserver ces documents personnels et professionnels. Il est informé par e-mail lorsqu’un document comme le bulletin de paie est disponible et est prêt pour consultation sur le coffre-fort numérique.
En effet, l’employé est libre d’organiser les documents qui lui sont envoyés comme il le souhaite pour mieux se retrouver. De plus, il est nécessaire pour chaque employé de préciser s’il préfère les copies papier ou électroniques des documents dès qu’il peut.
Comment créer un compte Arkevia ?
Bien avant de bénéficier des fonctionnalités de la plateforme Arkevia, il est nécessaire de créer au préalable un compte. Cela se fait suivant les étapes suivantes :
- Accéder au site web de la plateforme ;
- Cliquer sur le bouton « créer un compte » situé sur la page d’accueil ;
- Remplir le formulaire d’inscription. Ici, il s’agit de fournir des informations comme le nom, l’adresse e-mail et le mot de passe ;
- Cliquer sur « s’inscrire » pour soumettre la demande ;
Après avoir suivi scrupuleusement ces étapes, un lien de confirmation est envoyé sur l’adresse e-mail. Cliquez sur ce lien et votre compte Arkevia est ainsi activé. Par ailleurs, dès que le compte est activé, l’utilisateur peut se connecter et commencer par utiliser les différentes fonctionnalités de la plateforme.
Il est important de préciser que certaines des fonctionnalités nécessitent un abonnement payant avant utilisation. De façon générale, dans l’entreprise, c’est l’employeur qui se charge de souscrire aux frais d’abonnement.
